Implantar Sistema Quipux en una Institución de la Administración Pública Central

Para implantar el sistema Quipux se debe sugiere seguir los siguientes pasos, en base a la experiencia:

1.- Participar de una capacitación de Administradores, Bandeja de Entrada, Bandeja de Salida.

2.- Identificar el proceso manual que se realiza actualmente en la institución.

       2.1.- Solicitar una reunión para aclarar dudas.

3.- Solicitar usuario administrador para el ambiente Capacitación.

4.- Parametrizar el ambiente Capacitación.

       4.1.- Crear usuario en el ambiente Capacitación.

       4.2.- Crear áreas para la institución.

       4.3.- Asociar los usuarios a áreas críticas de la institución.

       4.4.- Simulación del registro de documentos.

       4.5.- Simulación de la elaboración, reasignación de documentos para la firma de autoridades.

       4.6.- Definir o modificar el proceso manual para poder utilizar el sistema Quipux.

       4.7.- Identificar o modificar la estructura de áreas para cubrir el proceso operativo que tiene la institución.

       4.8.- Identificar que usuarios se asignarán los permisos de “Usuario Público”, “Impresión de Documentos”, “Archivo Físico”.

       4.9.- Identificar y definir la codificación de documentos para cada área.

5.- Identificar que usuarios realizaran actividades de Bandeja de Entrada, Bandeja de Salida.

6.- Solicitar capacitación al personal de la institución 25 personas como máximo, agrupando según la funcionalidad que requerirán utilizar.

7.- Realizar capacitación internamente en la institución a todos los usuarios que utilizarán el sistema.

8.- Parametrización del ambiente Producción basados en la parametrización del ambiente Capacitación.

9.- Definir fecha para la utilización del sistema.

10.- Definir y difundir los procesos para Registro de Documentos, Generación de documentos.

11.- Se recomienda solicitar la obligatoriedad del número de cédula en las cartas entregadas por ciudadanos o entidades privadas., Solicitar que los anexos en caso de ser proyectos sean entregados en un CD.