Los sistemas de información para gestión documental se han convertido en herramientas básicas para soportar el registro, control, circulación y organización de los documentos digitales y/o impresos que se envían y reciben en una organización. Estos sistemas facilitan la gestión de un archivo digital con las siguientes ventajas:   

• Ahorro de espacio físico para almacenamiento de documentos.

• Disminución del riesgo de la perdidas por incendios, robos, inundaciones, otros.

• Conservación intacta de los documentos a lo largo del tiempo.

• Acceso inmediato a los documentos independientemente del lugar geográfico

• Búsqueda de documentos definiendo criterios de acceso de forma flexible y fácil

• Consulta simultanea de varios lectores

• Reproducción y envío de documentos obviando el traslado físico

• Inviolabilidad de la información a través de mecanismos de seguridad digital

• Minimización de tiempos de distribución y consulta

• Ahorro de recursos físicos y económicos para gestionar los documentos
  

• Disminución de impresión de documentos

• Apoyo a la conservación del ambiente

QUIPUX es un sistema de gestión documental. El sistema fue modificado a partir del sistema de gestión documental ORFEO el cual utiliza tecnologías y estándares abiertos. La Subsecretaria de Informática efectuó modificaciones a la versión original adaptándolas a las necesidades de gestión documental de las entidades de la Administración Pública Central.

QUIPUX, esta disponible en ambiente de Producción en la dirección:www.gestiondocumental.gob.ec. En ambiente de Capacitación en la dirección: http://cap.gestiondocumental.gob.ec

En QUIPUX se incluye la firma electrónica de los documentos generados en QUIPUX pero para firmar electrónicamente documentos anexos a un Memorando, Oficio se sugiere utilizar la apicación http://firmadigital.informatica.gob.ec

En el Acuerdo 718 se especifica que el sistema QUIPUX será utilizado por entidades que pertenecen a la Administración Pública Central,  por tal razón la Subsecretaría Informática, apoyará en la implantación, soporte y capacitación, a las entidades que son parte de la Administración Pública Central.
En ambiente de Capacitación en la dirección: http://cap.gestiondocumental.gob.ec

La administración del Portal esta a cargo de la Subsecretaría de Informática de la Presidencia de la República.